第一章 总则

第一条 为严格规范行政执法行为，提高行政执法工作水平，规范案卷管理，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合我县综合执法工作实际，制订本制度。

第二条综合行政执法案卷是指综合行政执法机关在依法开展执法检查、实施行政处罚的全部过程中，制作并使用的文书和所取得的证据载体材料，以及产生的其他具有法律效力或者法律意义的文书材料。

第三条 城市管理行政执法文书材料属于行政执法机关档案材料的组成部分，应按规定整理立卷。

第四条 案件材料编目顺序，应掌握的基本原则是：以时间顺序为主，结论性材料在前，依据性材料在后；答复在前，申请在后；正件在前，副件在后。

行政执法案卷应做到一案一卷；各类文书材料齐全，手续完备；科学编目，利于检索；装订规范，利于保存。

第五条综合管理行政执法局设置专职或兼职档案员开展档案管理工作，各执法单位、科室人员应积极配合档案员做好案卷档案管理工作。

第二章 整理立卷

第六条 案卷的整理、立卷、装订工作由案件主办人负责，进行联合检查的，由作出行政处罚决定的机关的案件主办人负责。案件主办人在案件办理过程中应注意收集、保管与案件相关的材料、文书，在组卷整理时做好材料、文书的筛选、检查、修补工作，确保材料的完整性、规范性。

第七条 行政处罚案件案卷的装订顺序：

（1）卷宗封面；（2）卷宗目录；（3）行政处罚决定书或强制拆除决定书；（4）行政处罚立案审批表；（5）现场检查（勘验）笔录；（6）现场检查（勘验）影像证据；（7）先行证据保存证据审批表；（8）先行证据保存证据通知书；（9）涉案物品清单；（10）先行登记保存证据物品处理决定书；（11）调查（询问）笔录；（12）当事人身份证复印件；（13）行政处罚事先告知书；（14）行政处罚事先告知书送达回证；（15）行政处罚听证会告知书；（16）行政处罚听证会告知书送达回证；（17）案件调查终结报告；（18）案件集体讨论记录；（19）行政处罚决定审批表；（20）行政处罚决定书送达回证；（21）山东省非税收入通用票据；（22）行政处罚案件结案表；（23）卷宗封底；（24）执法过程中的音频、视频材料。

第八条 已生效的行政处罚决定被撤销并需重新作出行政处罚决定的，按法定程序另案实施行政处罚，应重新收集有关案件文书材料另案立卷归档，原案案卷和案卷序号保留不变。

第九条 案件文书材料应收集齐全，装订成册。文书材料过多的，应按顺序分册装订，卷宗目录附于首册，各册的页号相连。

第十条 案卷内的文书材料应统一使用A4型（210X297毫米）纸；过大的，应折叠成A4幅面；过小的，应用A4型纸托裱。不适宜托裱的材料可使用证物袋装袋附卷。

第十一条 文书材料应使用钢笔、签字笔或其他不容易褪色的书写工具书写，也可用机器打印，字迹要工整、清晰。已破损、褪色或者容易破损、褪色的文书材料要托裱、修补或复制。

第十二条 案卷文书材料排列后，用线绳（一般用绵绳）在距案卷左边口约15毫米处垂直三孔一线装订。案卷装订时应除去文书材料内的订书钉及其他杂物。

第十三条 卷内文书材料应按顺序编写页号，页号一律用阿拉伯数字编写在材料右下角和背页的左下角，卷宗封面、封底、卷宗目录以及没有文字的材料页面不用编写页号。

第十四条 卷宗目录应根据序号、材料名称和页号如实填写。

第十五条 非文书载体性的证据（如录音、录相带等物证），根据该证据的性质进行整理，按照音像档案管理办法进行管理。

第三章 归档管理

第十六条 案件结案后一个月内，案件承办人应将案卷移交档案管理机构，经档案员验收合格后，办理交接手续。凡立卷不符合规定要求的，由承办人负责重新整理。

档案员应定期对各办案机构（主办人）的案卷归档情况进行检查，督促有关人员办理归档工作。

第十七条 已归档的案卷，任何人不得擅自抽取、涂改、增删、污损卷内的文书材料。确需增补个别材料的，经负责人批准后才可增补。

第十八条 综合行政处罚案卷应以行政处罚决定书文号（即案号）作为案卷序号，序号为xxxx年处罚卷xx号。

已生效的行政处罚决定被撤销并且重新作出行政处罚决定的，其案卷序号应以新的行政处罚决定书文号确定。

第十九条 案卷装订成册后，按照案卷序号将其装入硬皮档案盒，并在档案盒上标注案卷类别、归档时间（以结案时间为准）、起止卷号、保存期限等项目。

档案员应编辑年度卷宗目录，将各卷卷宗封面内容进行编排组合。

第二十条 以下案件，案卷作永久保管：

（一）较大数额罚款行政处罚的；

（二）强制拆除的；

（三）当事人提出复议申请或诉讼请求的；

（四）其他重大案件案卷需永久保管的。 除上款规定的案件外，其他案卷保管期限均为15年。

第二十一条 没有立案的有关的执法监督检查文书材料由主办人整理装订，自行保存备查，其中属于重要的、有保存价值的文书材料应保存三至五年。

第二十二条 档案员应按照国家档案管理的有关规定做好执法监督检查案卷的保管、保密、移交和到期销毁等工作。

第四章 档案利用

第二十三条 综合行政执法部门工作人员因工作需要借调、借阅案卷的，经主管部门或负责人同意，可以借调、借阅案卷。

第二十四条 执法档案不对外开放。政府和相关业务部门需要借调、借阅案卷的，经主管部门或负责人同意，办理手续后可借调、借阅案卷。

第二十五条 各级法院、检察院、公安、纪检、监察机关因案件需要，凭工作证、执行公务证、单位介绍信，经主管部门或负责人同意，可借阅案卷。

第二十六条 借调、借阅案卷，档案员应做好登记、签收手续。包括借调（阅）人、批准人、借出时间、归还时间，检查有无被拆、短缺、涂改、增删、污损等情况。发现问题，应及时报告并追查。

第二十七条 借调案卷，一般以2至6个月为限，超出期限，档案员应及时催还。

第二十八条 借阅案卷，阅卷人只能在指定的地点查阅，并可对案卷内的文书材料摘抄或复制。对摘抄、复制的材料，要进行审核、签章，摘抄、复制内容与原件不符的，应拒绝签章。

第二十九条 档案管理应严格执行案卷外借规定，既要合理利用档案，也要严格遵守保密制度，不得违反规定提供档案或扩大档案利用范围，不得向他人泄露档案内容。